一般而言，單位規(guī)模的大小、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財務(wù)收支的繁簡程度、經(jīng)營管理的要求等，是決定單位是否配備專職會計人員的主要因素。單位規(guī)模大、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)多、財務(wù)收支量大、在經(jīng)營管理上要求高的單位，一般應(yīng)該單獨(dú)設(shè)置會計機(jī)構(gòu)并配備專職的會計人員，以便及時組織本單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支的核算，實(shí)行有效的會計監(jiān)督，以保證會計工作的效率和會計信息的質(zhì)量。由此可見，代理記賬的委托單位應(yīng)該且必須是小型的經(jīng)濟(jì)組織和應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶。

至于什么是小型的經(jīng)濟(jì)組織，我國并沒有明確的判斷標(biāo)準(zhǔn)，一般可以根據(jù)注冊資本、銷售額、從業(yè)人員及資產(chǎn)總額等情況進(jìn)行綜合判斷。

而應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶，則是指從事生產(chǎn)經(jīng)營并有固定生產(chǎn)經(jīng)營場所而且沒有免除建賬義務(wù)的個體工商戶。這可以在國家稅務(wù)總局于1997年6月19日頒發(fā)的《個體工商戶建賬管理暫行辦法》中找到依據(jù)。

需要明確指出的是，一個單位是否設(shè)置專職會計人員，應(yīng)該由單位自行決定，但建賬則是強(qiáng)制性的要求，是否建賬的最終核定權(quán)歸行政主管機(jī)關(guān)。

現(xiàn)在代理記賬公司數(shù)不勝數(shù)，這些代理公司的主要業(yè)務(wù)對象就是中小企業(yè)，其實(shí)哪些公司是需要代理記賬？很明顯，像代理記賬這種成本不高的服務(wù)更適合于中小型公司。

第一，中小型公司選擇代理記帳能夠在降低公司開支節(jié)約會計成本的同時，享受高水平和規(guī)范化的會計全程服務(wù)，提高會計工作效率。所以代理記賬有利于加強(qiáng)公司的財務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)和提高整體管理水平，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

第二，中小型公司在財務(wù)規(guī)模和實(shí)力上還沒有成熟，在賬務(wù)上的處理需要經(jīng)驗(yàn)豐富的財務(wù)人員來跟進(jìn)，而代理記賬公司恰好具有一批經(jīng)驗(yàn)豐富的代理記帳人員，還能根據(jù)委托公司的具體情況派出相應(yīng)業(yè)務(wù)水平的人員，并保證委托公司在與記賬公司簽定的服務(wù)合同期內(nèi)絕不中斷記帳服務(wù)。

第三，中小型公司也不必?fù)?dān)心在商業(yè)秘密上的泄露，因?yàn)槊恳患艺��?guī)的代理記賬公司都必須遵守國家法律法規(guī)，符合財務(wù)會計制度，保護(hù)客戶合法權(quán)益，還負(fù)有為客戶保密的責(zé)任。

第四，中小型公司運(yùn)營需要靈活實(shí)在低成本，財務(wù)上選擇代理記賬公司可以保證會計工作不會中斷；納稅申報及時準(zhǔn)確；得到經(jīng)驗(yàn)豐富的會計人員做賬；無需考慮會計人員的住房、醫(yī)療、社會保險以及遷戶、招聘等問題；支付一個或不到一個會計人員的費(fèi)用，可享受多個會計人員的專業(yè)化服務(wù)。這些優(yōu)點(diǎn)正好符合中小型公司運(yùn)營情況。

從費(fèi)用上看，中小型公司自身設(shè)會計崗位，薪資開支每月起碼要過千以上，選擇代理記賬公司一般才300到500那樣，在成本上已經(jīng)為自身節(jié)省不少成本開支，符合中小型公司低成本經(jīng)營的戰(zhàn)略。在財務(wù)服務(wù)質(zhì)量上，代理記帳公司一般對稅收和財會法規(guī)有較多的了解，而且能及時掌握相關(guān)規(guī)定的變化，而這些是一般會計做不到的，給中小型公司一個安心的保障。